Privatlivs- og Persondatapolitik
Introduktion
Solveo er dataansvarlige over for de oplysninger, som vi registrer om dig.
Privatlivspolitikkens formål er at skabe gennemsigtighed og åbenhed omkring vores behandlings-aktiviteter.
Vi behandler alene personoplysninger, når det er nødvendigt for at yde vores services, hvis vi er juridisk forpligtet eller det er i den registreredes interesse, herunder indhentet samtykke.
Vær opmærksom på, at vores behandling af dine personoplysninger ikke altid behandles efter reglerne i Databeskyttelsesforordningen og Databeskyttelsesloven, men også i henhold til regler og love, der findes i anden lovgivning, såsom – men ikke begrænset til – skattelovgivning, Hvidvaskloven, Bogføringsloven og Revisorloven. Kontakt os, hvis du ønsker en uddybning.
Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at skrive til os info@solveo.dk eller ringe på telefon +45 41 88 88 75.
Indsamling af dine personoplysninger
Vi indsamler dine personoplysninger i følgende tilfælde:
- Ved etableringen af et potentielt kundeforhold
- Du er kunde eller repræsenterer en af vores kunder
- Du repræsenterer en af vores samarbejdspartnere
- Du søger en stilling hos os
- Du laver aftale med os om indledende møde
- Du kontakter os elektronisk, telefonisk eller på anden måde
- Du besøger vores hjemmesider
Formålet med behandlingen af dine personoplysninger
Vi behandler oplysninger til følgende formål (Hvis det er nødvendigt for at yde vores services, hvis vi er juridisk forpligtet eller det er i den registreredes interesse, herunder indhentet samtykke):
- At kunne kommunikere med dig
- At kunne levere vores ydelser i overensstemmelse med vores aftale
- Videreudviklingen af vores ydelser
- At yde den bedst mulige kundeservice og rådgivning
- At kunne overholde vores juridiske forpligtelser og rettigheder, herunder gennem samarbejde med offentlige myndigheder, advokater m.v.
- At kunne dokumentere vores arbejde og rådgivning
- At kunne videregive dine oplysninger, når det giver mening for alle parter og der er et lovligt grundlag for videregivelsen
- At identificere dig
- At bekræfte din identitet
- At finde de bedste kandidater til vores stillingsopslag
- Korrekt udsendelse af nyhedsinformation
- At stille vores hjemmeside til rådighed
- At opdatere/udvikle vores hjemmeside
Kategorier af personoplysninger
Vi kan behandle en række oplysninger om dig, alt efter nødvendigheden. Disse oplysninger kan særligt omfatte følgende:
- Personoplysninger ((ikke-følsomme) behandles efter artikel 6 i databeskyttelsesforordningen), fx navn, e-mail, telefonnummer, billede, stilling, økonomiske forhold, CV, eksamensbevis osv.
I visse tilfælde behandler vi også følgende oplysninger om dig:
- Personoplysninger ((følsomme), behandles efter artikel 9 i databeskyttelsesforordningen), fx Fagforeningsmæssige tilhørsforhold, helbredsoplysninger og religiøs overbevisning
- Oplysninger om strafbare forhold behandles efter databeskyttelsesforordningens artikel 6 og 10, samt databeskyttelsesloven §8, stk. 3.
- Personnummer som omfattet af databeskyttelseslovens §11.
Grundlag for dine oplysninger
Som udgangspunkt modtager vi dine oplysninger fra dig selv. Afhængigt af behandlingsformålet kan dine personoplysninger også stamme fra følgende andre kilder:
- Offentligt tilgængelige kilder
- Offentlige myndigheder
- Samarbejdspartnere
- Din arbejdsgiver eller tidligere arbejdsgiver
- Øvrige tredjeparter
Videregivelse af personoplysninger
Solveo anvender en række databehandlere. Behandlingen af dine personoplysninger kan derfor blive overladt til disse databehandlere. Der er indgået databehandleraftaler med alle disse databehandlere, hvilket garanterer dig overholdelse af gældende regler i EU om beskyttelse og behandling af personoplysninger. Du kan finde listen over vores underdatabehandlere her, listen bliver løbende opdateret.
Derudover kan dine personoplysninger blive videregivet til følgende kategorier af modtagere:
- Offentlige myndigheder
- Samarbejdspartnere
- Din arbejdsgiver eller tidligere arbejdsgiver
- Øvrige tredjeparter
Overførsel af personoplysninger til tredjelande
I visse tilfælde kan dine personoplysninger blive overført til modtagere udenfor EU/EØS. Dette gælder særligt i forbindelse med vores anvendelse af visse databehandlere.
Disse overførsler er sikret af fornødne garantier i form af standardbestemmelser om databeskyttelse vedtaget af EU Kommissionen (databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c) eller EU Kommissionens afgørelse om et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau (databeskyttelsesforordningens artikel 45), herunder EU-U.S Data Privacy Framework, certificerede virksomheder fra USA kan ses her. Du kan kontakte os, hvis du ønsker mere information omkring dette.
Opbevaring af personoplysninger
Vi opbevarer personoplysninger så længe opbevaringen tjener et legitimt formål. Vi opbevarer dog generelt personoplysninger i følgende opbevaringsperioder:
- Oplysninger, der fremgår af regnskabsmateriale, opbevares i 5 år efter afslutningen på det
- regnskabsår, som oplysningerne vedrører.
- Oplysninger, der fremgår af materiale, der vedrører vores serviceydelser, opbevares som udgangspunkt i minimum 5 år efter afslutningen på kundeforholdet. I visse tilfælde kan disse oplysninger opbevares i længere tid, såfremt dette tjener et legitimt formål.
- Oplysninger, som Hvidvaskloven forpligter os til at behandle og opbevare, bliver opbevaret i 5 år efter kundeforholdets ophør.
- Oplysninger, som fremgår af ansøgningsmateriale, og som vi har modtaget som et led i et rekrutteringsforløb, kan blive opbevaret i op til 6 måneder efter rekrutteringsforløbets afslutning.
- Oplysninger, som behandles på baggrund af dit gyldige samtykke, opbevares indtil du trækker dit samtykke tilbage eller indtil vi vurderer behandlingsaktiviteten til at være inaktiv.
Vores opbevaringsperioder er fastsat efter de forskellige love og regler, som virksomheder i vores branche underlagt, som nævnt i afsnit 1.
Vi kan i øvrigt træffe beslutning om længere opbevaring, såfremt vi vurderer, at det er nødvendigt af hensyn til vores muligheder for at fastlægge et retskrav, gøre et retskrav gældende eller forsvare os mod et retskrav.
Retsgrundlag
Vi behandler dine oplysninger på baggrund af følgende regler inden for databeskyttelse:Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1, litra a (samtykke).
- Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1, litra b (opfyldelse af kontrakt)
- Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1, litra c (retlig forpligtelse)
- Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse)
- Databeskyttelseslovens§ 8, stk. 3, 1. punktum (samtykke)
- Databeskyttelseslovens§ 8, stk. 3, 2. punktum (legitim interesse)
- Databeskyttelseslovens§11, stk. 2, 1 (retlig forpligtelse)
- Databeskyttelseslovens§11, stk. 2, nr. 2 (samtykke)
Når vores behandling af dine oplysninger er baseret på vores legitime interesse omhandler dette særligt:
- at kunne stille vores hjemmeside til din rådighed ved at identificere din IP-adresse og placere nødvendige cookies, der gør siden brugbar,
- at kunne opbevare visse typer af dokumentation og oplysninger i en periode for at kunne dokumentere korrekt serviceydelse,
- at kunne foretage opfølgning på tidligere leverede ydelser, henvendelser m.v.
- at kunne varetage vores kundesamarbejde og videreudvikle vores serviceydelser.
Når vores behandling af dine oplysninger er baseret på retlig forpligtelse omhandler dette særligt
- De andre love og regler der er i vores branche, fx kundekendskabsprocedurerne, som findes i Hvidvasklovens kapitel 3.
Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder.
Ønsker du at gøre brug af dine rettigheder, bedes du kontakte os via mail: info@solveo.dk eller ringe på telefon 45 41 88 88 75.
Du kan også læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
Retten til at trække dit samtykke tilbage
I de tilfælde, hvor vi behandler dine oplysninger på baggrund af dit gyldige samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen.
Retten til indsigt
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig. I visse tilfælde kan retten til indsigt være begrænset, hvis det vil påvirke andre registreredes rettigheder og frihedsrettigheder eller der er andre forhold, der gør det ikke kan udleveres, fx igennem retlige forpligtelser.
Ret til berigtigelse
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig rettet.
Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden udløbet af vores normale opbevaringsperiode. Dette kunne være helt særlige forhold, der gør at det ikke er længere er nødvendigt at opbevare oplysningerne.
Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine person- oplysninger.
Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra en dataansvarlig til en anden uden hindring.
Du kan klage til Datatilsynet
Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
